Komunikasi dalam Organisasi

     

   Setiap organisasi adalah unik dan berkembang dalam situasi yang dinamis. Dinamika internal dan dinamika ekternal yang dialami oleh organisasi tidak jarang berdampak kepada perbedaan pendapat dan friksi antar anggota organisasi yang perlu mendapat perhatian dan pengelolaan secara seksama agar tujuan bersama dalam organisasi dapat dicapat secara kolaboratif, exploratory, dan integratis. Bagaimana agar suatu organisasi mampu mencapai tujuan dengan segala perbedaan yang dimiliki? Untuk mencapai hal tersebut setiap orang di dalam organisasi harus bekerja sama dan saling berkoordinasi sehingga menghasilkan sinergi yang produktif. Sinergi hanya dapat terjadi jika ada kepercayaan dan kerjasama yang dibangun melalui serangkaian kegiatan komunikasi yang efektif.

 

 

    

    Komunikasi adalah suatu aktivitas atau interaksi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan tujuan untuk menyampaikan pesan atau informasi kepada lawan bicaranya. Menurut Harold Laswell, komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? Mengatakan apa? Dengan saluran apa? Kepada siapa? Dengan akibat atau hasil apa?, “ Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?”. Lalu, bagaimana proses komunikasi ?

    Proses komunikasi menurut Stephen P. Robbins-Timothy A. Judge dimulai dari pengirim yang memiliki pesan, ide, gagasan, atau informasi yang disampaikan kepada penerima. Pesan tersebut dapat berbentuk berbagai hal. Sebuah tulisan pun dapat dikatakan pesan, atau ketika berbicara, pembicaraan tersebut juga dikatakan pesan. Gerakan isyarat (body language) juga merupakan pesan. Pesan dapat disampaikan dengan berbagai saluran atau media seperti halnya dengan bertatap muka (secara langsung) atau dengan media cetak/elektronik,dll (tidak langsung). Selanjutnya, penerima menerima pesan yang disampaikan. Namun, sebelumnya pesan tersebut harus diterjemahkan, dan pada saat pesan diterima kepada penerima terkadang ada beberapa gangguan yang timbul seperti halnya informasi yang berlebihan. Gangguan tersebut menjadi hambatan dalam menyampaikan suatu pesan. Setelah penerima menerima pesan, penerima memberikan umpan balik dengan maksud meyakinkan apakah pesan yang diterima sesuai dengan yang dimaksud oleh pengirim. Apabila sudah sesuai, artinya pemahaman akan pesan tersebut tercapai.

Menurut Stephen P.Robbins-Timothy A.Judge ada beberapa hambatan ketika melakukan komunikasi, seperti misalnya:

  1. Penyaringan (filtering) informasi yang dilakukan pengirim hanya dengan menyampaikan informasi yang menurutnya ingin   didengar oleh lawan bicaranya (penerima) dengan tujuan memberikan rasa nyaman bagi penerima.
  2. Pengirim memberikan informasi yang berlebih kepada penerima. Padahal setiap individu memiliki kapasitas yang terbatas untuk memproses data. Akibatnya, penerima akan mengabaikan atau bahkan melupakan informasi yang diberikan.
  3. Keadaan emosi penerima yang sedang tidak baik atau tidak stabil akan menghambat komunikasi karena hal itu berpengaruh pada bagaimana penerima menerjemahkan pesan tersebut.
  4. Perbedaan bahasa karena adanya latar belakang yang berbeda menimbulkan arti yang berbeda pula. Kadangkala hal ini menimbulkan kesalahpahaman.

    Komunikasi dalam suatu organisasi terjadi dalam dua arah, yaitu vertical (ke atas dan ke bawah) dan horizontal. Seperti misalnya, ketika seorang atasan memberikan instruksi kerja kepada karyawan atau staffnya dapat dikatakan komunikasi yang terjadi pada saat itu adalah komunikasi vertical yang arahnya ke bawah. Sedangkan ketika karyawan memberikan laporan atas hasil kerjanya atau laporan terkait dengan pekerjaan kepada atasannya, komunikasi tersebut dikatakan komunikasi vertical ke atas. Lalu seperti apakah komunikasi horizontal? Contoh komunikasi horizontal adalah ketika antar karyawan (staff) atau antar manajer melakukan koordinasi. Komunikasi horizontal sering juga disebut komunikasi lateral.

     Setelah membahas mengenai apa itu komunikasi, bagaimana proses komunikasi, apa hambatan komunikasi, dan seperti apa arah komunikasi. Sebenarnya, apa fungsi dari komunikasi? Komunikasi dalam suatu kelompok atau organisasi memiliki empat fungsi (Sumber: Organizational Behaviour , Stephen P.Robbins-Timothy A.Judge) , yaitu:

  1. Komunikasi sebagai kontrol artinya komunikasi dengan cara-cara bertindak untuk mengontrol perilaku anggota.
  2. Komunikasi memberikan motivasi dengan cara menjelaskan kepada karyawan mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka, dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja yang hasilnya kurang baik.
  3. Komunikasi sebagai wadah untuk mengungkapan perasaan-perasaan yang dialami.
  4. Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan atau kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif yang ada.
     Secara tidak sadar sebenarnya setiap hari kita melakukan komunikasi. Namun belum tentu komunikasi yang kita lakukan sudah efektif. Dalam berkomunikasi pun membutuhkan teknik-teknik tertentu. Magna Transforma sebagai penyedia jasa konsultan dan inhouse training menyediakan beberapa pelatihan untuk meningkatkan soft skill, salah satunya adalah communication skill. Pelatihan yang dilakukan pun didukung oleh trainer yang berpengalaman. Alangkah baiknya apabila sebuah organisasi memberikan kesempatan dan wadah bagi karyawannya untuk meningkatkan soft skill yang dimiliki dengan mengikutsertakan dalam pelatihan dan pengembangan potensi diri.

 

Penulis : Anna Antyaning Kusmawarsari, S.E.

 

Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 - 20 atau mengirim email info@magnatransforma.com