Bagaimana Menentukan KPI yang Tepat

Key Performance Indicator (KPI) atau dalam Bahasa Indonesia sering diterjemahkan menjadi Indikator Kinerja Utama (IKU) merupakan suatu konsep pengukuran kinerja untuk mengetahui sejauh mana suatu tanggung jawab telah dicapai secara paripurna oleh pejabat yang melaksanakannya. KPI sebenarnya bukanlah suatu konsep yang baru, karena sejak dikenalnya uraian tugas dan tanggung jawab (job description), KPI sudah dikenal untuk menyatakan hasil kerja (output) yang harus dicapai seseorang dalam melaksanakan pekerjaannya.

Namun sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan di bidang manajemen, maka KPI menjadi konsep yang mengalami pembaharuan. Dalam konsep Balanced Scorecard misalnya KPI menjadi satuan pengukuran dari sasaran strategis yang dipetakan secara sebab dan akibat dalam peta strategi. Dengan demikian KPI tidak hanya mengukur hail kerja seseorang, namun lebih daripada itu KPI dapat mengukur dampak dari hasil kerja (outcome).

Dalam artikel ini saya akan mencoba menjelaskan bagaimana cara untuk menentukan KPI secara tepat, sehingga penentuan KPI menjadi tepat guna baik bagi organisasi maupun bagi pejabat yang diukur kinerjanya. Sebelum membahas KPI, ada baiknya kita memahami dulu apa yang dimaksud dengan pengelolaan kinerja (performance management). Pengelolaan kinerja diawali dengan perencanaan kinerja (performance planning), dimana seseorang yang menduduki jabatan tertentu menetapkan bersama sasaran kerja dan target kerja yang disepakati bersama dalam suatu organisasi untuk kurun waktu tertentu yang biasanya direncanakan dalam satu tahun periode kerja. Dalam perencanaan kinerja ini ditetapkan output (hasil kerja) yang perlu dicapai oleh penjabat tertentu. Output kerja ini sering dirumuskan dalam bentuk Key Result Area (KRA), yang kemudian secara kuantitatif menjadi KPI. Konsep KPI yang lahir dari KRA dalam pengelolaan kinerja bukan suatu hal yang baru. Setiap karyawan dalam suatu organisasi, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya dalam job description memiliki KRA nya masing-masing. Lalu dalam periode tahun tertentu ditetapkan besarnya angka dalam KPI yang harus dicapai dalam priode tahun tersebut.

Pada akhir periode, pencapaian KPI dievaluasi dalam suatu kegiatan yang disebut penilaian karya (performance appraisal), dimana setiap orang dinilai berdasarkan tercapai atau tidak tercapainya KPI yang telah ditetapkan pada awal periode sebelumnya. Kelemahan dalam konsep seperti ini adalah, bahwa masing-masing pihak dalam organisasi memiliki KPInya sendiri-sendiri sehingga sinergi dan integrasi antar KPI antar karyawan dalam organisasi tidak terjadi. Bisa saja dalam suatu kasus, organisasi tidak mencapai target bisnis, namun hasil penilaian karya setiap karyawan memperoleh hasil yang baik. Jadi seolah-olah kinerja organisasi terlepas (discontinue) dengan kinerja karyawan dalam organisasi tersebut. Padahal secara teoritis dikatakan kinerja organisasi merupakan akumulasi dari kinerja individu di dalam organisasi tersebut.

Dengan munculnya konsep Balanced Scorecard, kinerja individu dapat dipastikan mendukung kinerja unit kerja dan pada akhirnya mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. Balanced Scorecard sebenarnya merupakan bagian dari manajamen strategis (strategic management), yaitu alat untuk menterjemahkan strategi menjadi rencana kerja operasional yang terukur. Namun dengan sistematika kerja yang sama, Balanced Scorecard juga dapat digunakan untuk menjadi alat mengukur kinerja organisasi dan kinerja indivuidu dalam organisasi (performance management). Selain itu Balanced Scorecard juga berfungsi sebagai alat komunikasi strategi kepada seluruh stakeholder dalam organisasi.

Untuk memahami cara kerja Balanced Scorecard ini, mari kita pahami dahulu apa yang disebut dengan peta strategi dalam Balanced Scorecard. Peta strategi (strategic map) adalah suatu visualisasi dari strategi yang dipilih organisasi dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Dalam peta strategi berisi sasaran-sasaran strategis yang berhubungan sebab - akibat. Hubungan sebab - akibat inilah yang menjelaskan mengapa peta strategi ini harus dalam keadaaan seimbang (balanced), yaitu seimbang antara ukuran keuangan dan non keuangan, seimbang antara factor di dalam perusahaan dan factor ekternal di luar perusahaan, seimbang antara ukuran yang lalu, hari ini, dan akan datang, serta seimbang dalam hal sebab dan akibat antar sasaran strategis. Gambar berikut menjelaskan kesimbangan dalam peta strategi antar perspektifnya;

konsultan kpi

Gambar Peta Startegi dan Perspektif yang Seimbang


Peta strategi dalam Balanced Scorecard sangatlah penting dan mendasar. Dengan pemetaan strategi ini memungkinkan strategi yang ada di level korporasi yang bersifat jangka panjang, menyeluruh, dan prioritas diterjemahkan (cascade) menjadi peta strategi unit kerja yang lebih bersifat operasional. Dengan membangun peta strategi dan disiplin melaksanakan apa yang tertulis dalam peta stratgi, serta konsisten melakukan review terhadap peta strategi, maka eksekusi strategi telah menjadi bagian dari kegiatan organisasi.

Untuk mengetahui sejauh mana peta strategi telah terlaksana sesuai dengan rancangan strategi organisasi, maka setiap sasaran strategis yang ada dalam peta strategi diperlukan suatu satuan pengukuran yang disebut dengan Key Performance Indicator (KPI). Jadi KPI dalam hal ini sangatlah sederhana, yaitu satuan pengukuran dari sasaran strategis. Hal yang paling utama dalam peta startegi adalah hubungan sebab – akibat dari sasaran-sasaran strategis dan bukan KPI nya. Sekali lagi, KPI tidak lebih dari sekedar satuan pengukuran. Sebagai contoh ketika sasarannya adalah menurunkan suhu ruangan KPInya adalah derajat celcius, ketika sasarannya adalah meningkatkan panjang perjalanan, maka KPInya adalah kilometer. Jika sasarannya menurunkan berat badan, maka KPInya adalah kilogram.

Namun demikian, tidak semua sasaran telah tersedia KPInya, misalkan ketika sasarannya adalah meningkatkan taraf kecantikan, maka tidak terdapat KPI yang tersedia secara konkrit dan exact. Dalam hal ini kita perlu memahami jenis-jenis KPI yang ada. KPI yang paling ideal atau yang paling baik adalah KPI yang disebut dengan KPI langsung (direct KPI) atau ada juga yang menyebutnya dengan Exact KPI. Sebagai contoh, mengukur berat badan adalah dengan kilogram. Jenis KPI yang kedua disebut KPI tidak langsung (indirect KPI) atau sering juga dikenal dengan Proxy KPI. KPI jenis kedua ini mengukur tidak langsung pada sasaran yng ingin dicapai, namun mengukur hal lain yang merupakan reaksi dari sasaran tersebut. Sebagai contoh saya dapat mengetahui apakah berat badan saya sebagai suatu sasaran, naik atau turun dari ukuruan celana yang saya pakai, misal tadinya ukuran 38 sekarang menjadi ukuran 32, artinya berat badan saya mengalami penurunan. Contoh lain pada sasaran meningkatkan taraf kencantikan tadi dapat diukur dengan KPI index kecantikan yang diperoleh melalui survey kepada responden yang bereaksi terhadap kecantikan obyek yang diukur. Walaupun jenis KPI yang kedua ini mulai ada kelemahan, namun sekali lagi KPI adalah ukuran yeng memberikan indikasi apakah suatu sasaran sudah tercapai atau belum. Hal yang terpenting adalah sasarannya dan bukan KPInya. KPI hanya memberikan indikasi saja. KPI jenis pertama dan kedua ini mengukur hasil dari sasaran yang ingin dicapai. KPI jenis ketiga disebut KPI aktivititas atau KPI initiatif. KPI jenis ketiga ini mengukur suatu proses sebagai upaya untuk mencapai sasaran yang dituju. Sebagai contoh sasaran menurunkan berat badan dapat diukur dengan KPI jumlah jam olahraga per minggu. Contoh lain taraf kecantikan dapat diukur dengan KPI jumlah jam yang dihabiskan untuk merawat wajah. Walaupun KPI bersifat upaya, namun tetap dapat dijadikan indikasi, walaupun tidak sebaik KPI jenis pertama atau jenis kedua.

Dengan demikian paling ideal suatu sasaran jika kita gunakan ukuran KPI jenis pertama atau KPI langsung, barulah alternatif kedua jika tidak memungkinkan kita bisa menggunakan KPI jenis kedua atau KPI tidak langsung, dan sebagai pilihan terakhir kita dapat menggunakan KPI jenis ketiga yaitu KPI aktivitas. Pertanyaannya adalah kapan kita bisa menggunakan KPI jenis kedua dan ketiga. Dalam hal ini sekali dalam keadaan seimbang antara lagi saya ingin menekankan pada pentingnya sasaran yang ada dalam peta strategi. Jika peta strategi telah dirancang sedemikian rupa dan sudah disepakati hubungan sebab – akibat antar sasaran-sasaran yang ada di dalam organisasi dan sasaran-sasaran yang ada di luar organisasi, maka KPI dapat kita tentukan. KPI yang paling baik dan ideal adalah KPI langsung, selama memenuhi tiga kriteria, yaitu 1. Data untuk menunjuk KPI tersebut sudah tersedia atau memang sudah ada dalam laporan rutin organisasi, 2. Kalaupun data tidak tersedia, upaya untuk mengumpulkan datanya tidaklah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, 3. Data tersebut dapat muncul paling baik secara bulanan atau maksimal dalam tiga bulan sekali data dapat diwujudkan. Jika salah satu kriteria tadi tidak sesuai, maka sebaiknya kita menggunakan KPI jenis kedua atau bahkan jenis ketiga jika tetap kriteria tersebut tidak sesuai untuk KPI jenis kedua.

Kita telah membahas bahwa peta strategi adalah visualisasi strategi dalam bentuk sasaran-sasaran strategis yang berhubungan sebab-akibat dengan setiap sasaran strategis ada ukuran yang disebut KPI. Lanjutannya, sasaran strategis yang telah diberikan KPI tersebut perlu ditetapkan target, yaitu suatu angka yang menunjukkan besar kecilnya sasaran startegis yang terukur dalam KPI tadi ingin dicapai. Sebagai ilustrasi peta strategi yang berisi sasaran strategis, KPI, dan target dapat dilihat pada gambar berikut ini;

indikator kinerja utama

Gambar Peta Strategi
Sumber : Strategy Maps, by Robert S. Kaplan & David Norton


Dengan demikian, peta strategi dalam Balanced Scorecard memenuhi teori bahwa suatu sasaran haruslah memenuhi kaidah SMART, yaitu kepanjangan dari kata Spesific, Measurable, Agreeable, Realistic, dan Time Bond. Sasaran-sasaran strategis yang SMART tadi kemudian terhubung dalam hubungan sebab-akibat yang merupakan suatu scenario bagaimana cara suatu organisasi mencapai tujuannya.


Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 - 20 atau mengirim email info@magnatransforma.com