Pengembangan SOP melalui Pemetaan dan Pengembangan Proses Bisnis

Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian langkah-langka kerja yang tertulis dan distandarkan/dibakukan sehingga konsistensi pelaksanaan suatu proses kerja dapat terlaksana oleh siapapun yang melaksanakannya. Dengan demikian, SOP dapat juga dikatakan sebagai suatu standar/pedoman tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam SOP biasanya terdapat lima unsur utama yaitu; 1)Siapa subyek pelakunya, 2)Apa yang dilakukan, 3)Metode atau cara atau bagaimana melakukannya, 4) Kriteria proses yang harus ditaati, 5) Mutu baku / Service Level Agreement (SLA) yang harus dicapai. Dalam menyusun SOP terdapat prinsip yang perlu diperhatikan yaitu; kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, berorientasi pada pengguna, kepatuhan dan kepastian hukum. SOP dalam penerapannya dapat memberikan manfaat, antara lain:

  • Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
  • Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugas.
  • Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual karyawan dan organisasi secara keseluruhan.
  • Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada supervisi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  • Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
  • Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang dilakukan.
  • Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
  • Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi karyawan.
  • Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
  • Sebelum penyusunan SOP diperlukan pemetaan proses atau business process mapping yang memberikan gambaran suatu proses organisasi secara menyeluruh, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga dapat tergambarkan dengan jelas/eksplisit. Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan.

    Secara konseptual proses didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah dengan memanfaatkan sumberdaya tertentu. Di dalam suatu proses masih akan terdapat banyak subproses seperti digambarkan dalam skema berikut ini;

    konsultan sop

    Gambar Kerangka Pikir Tingkatan Proses


    Dimensi pemetaan proses merupakan gambaran keterkaitan antar unsur-unsurnya yaitu proses, aktivitas, dan pelaku, seperti terlihat pada gambar berikut:

    konsultan sop 01

    Gambar Dimensi Pemetaan Proses


    Keterangan:
    - Business Process Map & Sub Business Process Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan proses.
    - Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.
    - Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan aktifitas.


    Tahapan pengembangan SOP melalui pemetaan dan peningkatan proses dilaksanakan melalui 5 (lima) fase, yaitu:

    1. 1. Fase Pemetaan Proses
      a. Identifikasi dan penelaahan Visi, Misi, Rencana Strategis dan KPI
      Tahapan akan dimulai dengan mengidentifikasi dan menelaah Visi, Misi, dan Rencana Strategis, sehingga pemetaan ini mampu mendukung pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
      b. Membuat Peta Proses Bisnis (Business Process Map)
      Peta Proses Bisnis dibuat untuk mengidentifikasi proses-proses inti, proses-proses pendukung dan proses lainnya serta keterkaitan proses-proses tersebut secara keseluruhan.
      Dengan demikian, dalam Peta Proses Bisnis terdapat 3 (tiga) kategori proses, yaitu:
      1. Proses inti (core process), yaitu proses-proses yang berhubungan langsung dengan kegiatan core business perusahaan.
      2. Proses pendukung (support process), yaitu proses-proses yang mendukung proses inti agar proses inti dapat berjalan secara efektif.
      3. Proses sumberdaya (resources process), yaitu proses-proses diluar proses inti dan proses pendukung, tetapi diperlukan untuk menggerakkan organisasi secara keseluruhan, misal: anggaran, review management, organisasi,dll
      Tahapan dalam membuat Peta Proses Bisnis adalah:
      1. Identifikasi Proses :
      Untuk identifikasi proses, yang dilakukan adalah brainstorming dengan pimpinan. Proses pertama yang harus diidentifikasi adalah proses yang berhubungan langsung dengan inti bisnis organisasi.
      Kemudian dilakukan identifikasi proses pendukung yang terdiri dari pendukung utama yang mendukung langsung proses inti dan pendukung umum yang mendukung seluruh proses dalam organisasi.
      Tahapan terakhir adalah memasukkan proses yang berhubungan dengan strategi perusahaan yang akan menggerakkan seluruh operasional organisasi dalam menjalankan misi dan visinya.
      2. Identifikasi Pemilik Proses, pemilik proses yang dimaksud adalah unit kerja yang terlibat di dalamnya.
      3. Gambarkan Peta Proses Bisnis dengan prinsip Supplier-Input-Process-Output-Customer (SiPoC).
      4. Finalisasi Peta Proses Bisnis.
      c. Menentukan Peta Hubungan (Relationship Map)
      Peta Hubungan (Relationship Map) adalah peta yang menggambarkan dan menunjukkan siapa saja pihak-pihak yang terlibat dalam setiap proses yang tergambarkan pada Peta Proses Bisnis. Peta Hubungan ini penting untuk dapat memahami peranan setiap pihak dalam mengerjakan suatu proses sehingga tercapai output yang ditentukan.
      Hasil yang akan diperoleh dari tahap ini adalah pemetaan pihak-pihak yang terlibat dalam proses inti (core process), proses pendukung (support process), proses pengembangan (improvement process), maupun proses perencanaan (planning process).
      d. Membuat Peta Sub Proses Bisnis (Sub Business Process Map)
      Peta Sub Proses Bisnis (Sub Business Process Map) merupakan serangkaian aktivitas yang saling terkait, yang mengolah masukan untuk menghasilkan keluaran yang direncanakan dan merupakan bagian yang lebih detail dari setiap proses besar yang terpetakan pada Peta Proses Bisnis.
      Tahapan dalam membuat Peta Sub Proses Bisnis adalah:
      1. Identifikasi Sub Proses :
      Identifikasi sub proses dilakukan dengan brainstorming terhadap pimpinan unit kerja. Proses pertama yang harus diidentifikasi adalah turunan atau proses yang lebih teknis dari proses inti kemudian proses pendukung, proses penyempurnaan dan proses perencanaan.
      Lakukan finalisasi untuk memastikan seluruh aktivitas pekerjaan yang dilakukan sudah tercantum dalam identifikasi sub proses bisnis. Apabila ada pekerjaan yang tidak tercantum maka lakukan revisi dan lengkapi sub proses bisnis yang sudah dilakukan sebelumnya.
      2. Identifikasi Pemilik Proses, pemilik proses yang dimaksud adalah unit kerja yang terlibat di dalamnya.
      3. Gambarkan Peta Proses Bisnis dengan prinsip Supplier-Input-Process-Output-Customer (SiPoC).
      4. Finalisasi Peta Proses Bisnis.
      e. Mengembangkan Peta Lintas Fungsi (Cross Functional Map)
      Peta Lintas Fungsi (Cross Functional Map) adalah peta yang menggambarkan rangkaian kerja lintas unit/fungsi yang saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja.

    Gambar berikut menunjukkan tahapa dalam menyusun suatu standar kerja/prosedur secara terstruktur dan sistematis.

    konsultan sop 02

    Gambar Keterkaitan antara hasil Pemetaan dan SOP


    Dilihat dari segi struktur dokumen, Standar Prosedur Operasi (SOP) dapat diposisikan seperti berikut ini:

  • Level I : Manual Organisasi
    Merupakan dokumen yang berisi gambaran umum organisasi beserta kebijakan umum yang ditentukan oleh organisasi.
  • Level II: Standar Prosedur Operasi (SOP) Makro
    Merupakan prosedur umum yang dibangun berdasarkan rangkaian kerja lintas unit/fungsi yang saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja.
  • Level III: Standar Prosedur Operasi (SOP) Mikro / Instruksi Kerja (WI)
    Merupakan prosedur yang digunakan untuk menjelaskan aktivitas/tugas yang lebih spesifik yang ada di dalam suatu unit tertentu.
  • Level IV: Dokumen Lain
    Merupakan dokumen pendukung yang berasal dari dalam maupun luar organisasi untuk memberikan petunjuk detil pelaksanaan secara teknis (contoh: juklak, juknis) atau pun rekaman pelaksanaan aktivitas.

    Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) adalah komponen yang penting untuk setiap bisnis modern. Didukung oleh pengalaman menyusun Standar Operating Procedure (SOP) untuk berbagai jenis bidang bisnis, konsultan kami akan melakukan review proses bisnis anda dari proses yang kompleks menjadi lebih terstruktur dan mudah dimengerti. Selain menyusun Standard Operating Procedure (SOP) yang baru, konsultan kami juga dapat melakukan review Standard Operating Procedure (SOP) yang sudah ada dan melakukan pembaharuan / update atau membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang baru yang sesuai dengan kondisi bisnis anda. Setelah itu, konsultan kami akan mengadakan pelatihan yang secara khusus dikembangkan kepada para karyawan untuk memudahkan proses implementasi Standard Operating Procedure (SOP) yang baru.


    Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 - 20 atau mengirim email info@magnatransforma.com