Lean Management

Persaingan bisnis yang semakin tajam, semakin ‘menggila’ dan banyak perubahan lingkungan bisnis yang sulit diprediksi, hal ini ditambah dengan pelanggan yang menginginkan harga atau biaya yang sangat terjangkau dalam membeli produk ataupun jasa akan tetapi dengan kualitas unggul (high quality), pengiriman tepat waktu, dan servis yang memuaskan (excellent service), bahkan para pelanggan menginginkan tingkat kualitas, waktu pengiriman, dan servis yang diterima pelanggan lebih tinggi dari sebelumnya.

Situasi tersebut di atas memaksa para pelaku bisnis terutama di industri manufaktur untuk lebih serius me-manage perusahaan mereka terutama untuk concern mencari terobosan baru dalam meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan mencegah pemborosan dalam proses bisnis. Efisiensi sudah terbukti memberikan dampak yang cukup besar agar perusahaan mampu bertahan sekaligus untuk menjadi pemenang di dunia bisnis, di tengah tekanan para pesaing lama (existing competitors) maupun para pesaing baru (new competitors) yang semakin menjamur/bermunculan.

Untuk mengelola efisiensi dan mencegah pemborosan dikenal dengan istilah “Lean Management”, Lean Management pertama kali dikembangkan di perusahaan Jepang terutama oleh perusahaan otomotif dari jepang yang sangat terkenal di berbagai negara termasuk Indonesia. Secara lengkapnya Lean Management berarti metode sistematis dan integratif yang diimplementasikan secara berkesinambungan untuk meminimalisir dan mencegah adanya pemborosan ataupun proses-proses yang tidak bernilai tambah (non value added) dengan cara perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) melalui pemetaan value stream (peta yang memperlihatkan proses nyata secara lebih rinci, mengandung informasi yang lengkap seperti tahapan proses, lead time, antrian, dan lain-lain), yang melibatkan seluruh karyawan baik dari tingkatan top management sampai tingkatan yang terendah.

Sejalan dengan perkembangan, sekarang ini konsep Lean Management tidak hanya dapat diterapkan di industri manufaktur tetapi dapat diterapkan di perusahaan jasa, instansi pemerintah dan pelayanan kesehatan (rumah sakit, dan sebagainya), maupun lembaga pendidikan, dapat menerapkan Lean Management untuk menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien, pelayanan yang lebih cepat, biaya yang lebih rendah, serta kualitas mutu dan pelayanan yang lebih baik.


Pemborosan terutama di industri manufaktur diibaratkan seperti “filosofi gunung es“ yang tidak terlihat di permukaan, namun apabila tidak dipedulikan dan dicarikan solusi maka semakin lama akan menumpuk dan menimbulkan permasalahan yang cukup besar bagi kelangsungan bisnis perusahaan, lalu apa saja yang merupakan Pemborosan atau Waste (sebagian dikutip dari The Toyota Way FieldBook) ?

Defect
Produk yang cacat atau yang membutuhkan perbaikan, memproduksi barang pengganti dikarenakan retur, sehingga banyak usaha dan waktu yang sia-sia dikarenakan produk cacat merupakan pemborosan

Over Production
Membuat produk lebih awal (belum sesuai waktu yang dibutuhkan) atau dalam jumlah lebih besar dari yang dibutuhkan pelanggan. Memproduksi lebih awal atau dalam jumlah lebih besar mengakibatkan pemborosan penyimpanan, tenaga kerja, dan transportasi karena kelebihan persediaan (bisa berupa fisik maupun antrean informasi).

Waiting
Menunggu berarti waktu terbuang tidak melakukan apapun atau waktu tidak memberikan nilai tambah dikarenakan suatu proses sebelumnya, proses yang sedang dikerjakan, ataupun proses selanjutnya mengalami gangguan, seperti : kehabisan material mengakibatkan proses produksi terhenti, mesin rusak, atau sumbatan (bottleneck) kapasitas.

Non Utilized Talent
Perusahaan yang tidak memberdayakan ataupun melibatkan karyawan yang sangat berbakat dalam proses bisnis, berarti ini termasuk waste dikarenakan menghilangkan waktu, ide, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar dari karyawan tersebut.

Transportation
Pemindahan barang dalam proses (work in process) pada suatu proses bahkan meskipun dalam jarak dekat, dan memindahkan material/komponen/barang jadi ke dalam atau ke luar gudang penyimpanan atau dari satu proses ke proses lain, transportation yang dimaksud merupakan waste dikarenakan membutuhkan waktu, tenaga, dan pikiran, bahkan biaya yang tidak memberikan nilai tambah.

Inventory
Persediaan berlebihan (baik persediaan raw material, barang dalam proses, maupun barang jadi/finished goods) menyebabkan waktu lead time (waktu yang dibutuhkan mulai pemesanan sampai pengiriman produk jadi ke pelanggan) yang panjang, biaya transportasi dan penyimpanan barang kadaluarsa, barang rusak. Persediaan berlebihan menyembunyikan masalah ketidakseimbangan produksi, keterlambatan pengiriman dari supplier, produk cacat, dan lain-lain.

Motion
Setiap pergerakan yang dilakukan karyawan selama melakukan pekerjaan ataupun pergerakan material yang bukan pergerakan yang memberikan nilai tambah pada komponen merupakan pemborosan. seperti meraih, mencari, ataupun menumpuk komponen atau alat, dan lain-lain. Selain itu, berjalan juga merupakan pemborosan.

Excess Processing
Melakukan kegiatan berlebihan yang tidak perlu untuk memproses komponen. Proses yang berlebihan bisa terjadi bila membuat produk melebihi kualitas yang diinginkan oleh pelanggan, termasuk penggunaan peralatan yang lebih presisi atau lebih canggih dari yang dibutuhkan, seringkali “pekerjaan” ekstra dilakukan untuk mengisi kelebihan waktu daripada dihabiskan untuk menunggu.

Untuk memudahkan dalam mengingat 8 jenis waste di atas banyak para ahli dan praktisi menggunakan singkatan D.O.W.N.T.I.M.E., pada umumnya terutama di industri manufaktur ada 8 jenis waste yang telah disebutkan di atas, namun dalam perkembangannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan, misal : untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, departemen Marketing & Sales dan Customer Support menargetkan suatu program yang diberi nama “Zero Complain”


Banyak pertanyaan yang muncul dalam benak pikiran para pelaku bisnis dan manajemen, mengapa harus menerapkan Lean Management ?

Memenuhi kepercayaaan dan kepuasan pelanggan
Menggunakan konsep Lean Management berarti akan dihasilkan produk dengan biaya lebih murah dan berkualitas dikarenakan meminimalisir produk cacat dan proses perbaikan produk, sekaligus waktu maupun jumlah produk yang dikirim sesuai permintaan pelanggan dikarenakan tidak ada proses yang terganggu, yang akan berdampak pada kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

Meningkatkan Profit
Implementasi Lean berorientasi meminimalisir pemborosan dan proses yang tidak memberikan nilai tambah (seperti : produk cacat atau proses pengerjaan kembali, biaya produksi dan maintenance yang tidak efisien, dll.), dengan kualitas produk tanpa cacat yang dapat diterima oleh pelanggan (sesuai standar) sekaligus segala biaya yang dapat diminimalisir, yang akhirnya dapat meningkatkan profit.

Meningkatkan Produktivitas
Telah banyak bukti perusahaan yang menerapkan metode Lean Management produktivitas perusahaan akan semakin meningkat, dikarenakan proses produksi akan lebih efisien, ringkas, dan lebih cepat (dikarenakan tidak ada proses yang terganggu), dari sisi biaya proses produksi juga relatif lebih kecil dikarenakan produk cacat dapat diminimalisir.

Perubahan budaya kerja (work culture)
Dengan penerapan Lean Management secara berkelanjutan berarti akan secara bertahap merubah budaya kerja, dikarenakan dengan pendekatan Lean management para karyawan terutama operator akan membudayakan disiplin dengan mengikuti Standardize Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja, dan peraturan pendukung yang lain sebelum, selama, dan setelah bekerja.


Bagan Siklus Hubungan antara Konsep Lean Management dengan Kepuasan Pelanggan


Mengapa harus menyewa konsultan untuk membantu implementasi, padahal di perusahaan tersebut sudah ada karyawan yang pernah mengikuti training/workshop dengan biaya yang tidak kecil ataupun sudah ada departemen yang berfungsi untuk memfasilitasi implementasi maupun pelatihan Lean Management, sehingga mengapa tidak meminta karyawan atau departemen tersebut saja yang memberikan pelatihan dan melakukan implementasi di perusahaan tersebut?

Keahlian, Pengalaman, dan Pengetahuan
Konsultan merupakan profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam implementasi di satu atau beberapa perusahaan sebelumnya, yang akan memberikan rekomendasi, mendampingi, dan memastikan implementasi Lean Management di perusahaan berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien. Konsultan akan memfasiltasi bagaimana untuk menggunakan tools Lean Managementdi berbagai situasi, sekaligus ahli dalam memicu (trigger) metodologi berfikir sistematis dan analisis, sehingga pada saat implementasi konsultan biasanya akan men-challenge baik dari level top management sampai tingkatan terbawah agar mampu mengidentifikasi, memahami, dan menganalisis segala hal yang menyebabkan proses tidak efisien dan pemborosan. Konsultan pernah menghadapi berbagai masalah dan sekaligus memberikan solusi permasalahan tersebut di suatu perusahaan ataupun organisasi, yang mungkin permasalahan tersebut akan muncul juga di perusahaan ataupun organisasi yang lain. Kebanyakan konsultan dapat memperoleh berbagai informasi dan pengetahuan dari koneksi perusahaan dan organisasi lain, yang dapat dijadikan sumber inspirasi dan patokan untuk benchmarking. Dengan modal keahlian, pengalaman, dan pengetahuan, konsultan akan mendorong keterlibatan karyawan saat implementasi, mendampingi dan mengarahkan karyawan untuk memberikan result yang diharapkan.

Independen
Konsultan merupakan seseorang yang independen yang tidak terkait dan terikat secara langsung dengan struktur organisasi, tidak terbebani oleh kepentingan politik dan kebiasaan kerja di perusahaan. Dengan status yang independen, seorang konsultan tidak segan untuk memberikan ide atau pemikiran di luar kebiasaan (thinking out of the box) yang sangat dibutuhkan perusahaan, dapat menantang kemapanan (status quo), sekaligus menginspirasi dan mendorong perusahaan keluar dari zona nyaman.

Perspektif
Organisasi atau perusahaan sering terjebak dengan aktivitas rutin sehingga terkadang tidak terlihat sesuatu yang lebih besar yang dapat menyebabkan permasalahan di organisasi. Nilai tambah konsultan akan melihat dan menawarkan perspektif yang berbeda bagi operasional bisnis, sehingga klien dapat mengidentifikasi dan memahami masalah yang sebenarnya.

Efektivitas dan Efisiensi Biaya
Meskipun menyewa konsultan memerlukan biaya yang cukup besar, namun mengalokasikan biaya untuk program konsultansi masih lebih efektif dan efisien daripada organisasi mencoba secara mandiri untuk mengelola dan menciptakan kekayaan intelektual dan pengetahuan. Dengan menyewa konsultan para eksekutif akan lebih nyaman dan tidak terlalu terganggu terkait aktivitas rutin kantor maupun aktivitas pribadi, dan strategi yang direkomendasikan konsultan biasanya disetujui dan dilaksanakan.

Dorongan
Konsultan akan secara berkelanjutan mendorong perusahaan untuk terus menerus melakukan perbaikan. Konsultan akan fokus dengan ruang lingkup spesifik dari implementasi, tidak terintervensi oleh perihal lain yang mungkin sedang terjadi di perusahaan. Konsultan akan mendorong perubahan secara smooth dan bertahap, me-manage sekaligus memastikan agar perubahan yang diharapkan tetap berjalan dengan lancar.

Penulis : Abdul Ghofur, S.T.

Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 atau mengirim email ke info@magnatransforma.com