Pemetaan Standard Operating Procedure atau SOP dengan Network Logic Diagram

Pemetaan Standard Operating Procedure atau SOP secara sederhana dapat kita katakan sebagai usaha untuk mengelompokkan serangkaian aktivitas (proses) ke dalam kelompok-kelompok tertentu sehingga memudahkan pengendalian kegiatan tersebut sebagai satu kesatuan sistem. Sebagai contoh, jika kita memiliki ribuan file di dalam satu file, tentu akan sangat repot untuk mengendalikannya, mencari, memilah, dan memilihnya. Cara yang paling efektif jika kita memiliki seribu file di dalam satu komputer adalah dengan cara mengelompokkannya ke dalam folder-folder. Di dalam satu folder kita kelompokkan file sejenis. Kemudian di dalam satu folder tsb masih dapat kita buatkan subfolder-subfolder berikutnya. Tidak ada satu sistematika terbaik yang bisa dilakukan dalam mengelompokkan file ke dalam folder, yang ada adalah apakah cara yang kita pilih sesuai dengan kebutuhan kita atau tidak. Identik dengan pengelompokkan file dalam folder, demikian pula pengelompokan aktivitas dalam satu unit kerja menjadi kelompok kegiatan disebut sebagai pemetaan Standard Operating Procedure atau SOP.

Secara konseptual proses didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah dengan memanfaatkan sumberdaya tertentu. Di dalam suatu proses masih akan terdapat banyak subproses seperti digambarkan dalam skema berikut ini:

peta kerja

Gambar Kerangka Pikir Tingkatan Proses


Di dalam suatu organisasi output dari satu proses dapat menjadi input untuk proses selanjutnya. Rangkaian input proses output yang satu diteruskan dengan rangkaian input proses output berikutnya dan seterusnya inilah yang disebut dengan pemetaan proses. Gambar berikut menunjukkan skema proses yang membentuk peta bisnis proses dalam suatu organisasi;


konsultan business process mapping 02

Gambar Kerangka Pikir Peta Proses dalam Organisasi


Dari pemetaan proses ini, organisasi dapat mengembangkan suatu dokumen acuan kerja yang kita kenal sebagai prosedur kerja atau SOP (Standart Operating Procedure). Dalam proses perencanaan, pemetaan proses kerja ini penting dilakukan untuk mengidentifikasi kegiatan apa saja yang perlu dilakukan dalam rangka mencapai sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Melalui pemetaan proses kerja ini juga dapat diidentifikasi aktivitas-aktivitas kritis yang memerlukan perhatian dan supervisi ketat, supaya seluruh proses kerja dalam situasi dan kondisi yang terkendali. Dengan bantuan network logic diagram (NLD), titik kritis dalam suatu proses kerja dapat diidentifikasi.

Network Logic Diagram(NLD) adalah suatu metode alat bantu untuk memetakan urutan kegiatan dalam suatu proses kerja, sekaligus dapat menentukan aktivitas kritis yang perlu mendapat perhatian khusus agar tidak menganggu seluruh proses. Dalam membuat NLD kita perlu pahami bahwa satu aktivitas, sebut saja aktivitas A, dilengkapi dengan empat notasi yang menjelaskan aktivitas A tersebut dilakukan, yaitu:

Earliest Start (ES) = kapan aktvitas A dapat dimulai paling cepat dengan mengasumsikan aktivitas prasyarat telah selesai.
Latest Start (LS) = kapan aktivitas A harus dilakukan agar seluruh proses tidak terganggu/tertunda
Earliest Finish (EF) = kapan aktivitas A dapat paling cepat selesai dilakukan
Latest Finish (LF) = kapan aktivitas A harus selesai agar seluruh proses tidak terganggu/tertunda

konsultan standard operating procedure

Gambar Notasi Satu Aktivitas dalam NLD


Sebagai contoh jika ada delapan aktivitas dalam suatu proses pembangunan suatu instalasi pengendalian polusi udara yang ditunjukkan dalam tabel berikut ini;

peta kerja 01

Tabel Contoh Aktivitas dalam Suatu Proses


Secara keseluruhan, sesuai dengan prasyarat aktivitas (Immediate Predecessors), rancangan proses yang terdiri dari urutan aktivitas-aktivitas A sampai H dapat kita kembangkan dalam satu NLD sebagai berikut;

peta kerja 02

Contoh Network Logic Diagram


Sesuai dengan tabel di atas, maka satu per satu aktivitas tsb dapat kita tulis dalam notasi yang telah dijelaskan di atas mulai dari titik mulai (start), kemuadian aktivitas A, B, dan seterusnya seperti yang di contohkan dalam gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 01

Gambar Aktivitas A dalam Notasi ES dan EF


konsultan standard operating procedure 02

Gambar Aktivitas B dalam Notasi ES dan EF


Jika suatu aktivitas memiliki dua prasyarat atau lebih, maka ES kita pilih yang memiliki nilai yang lebih besar (max), hal ini menunjukkan bahwa walaupun prasyarat yang satu telah selesai, tetap saja harus menunggu prasyarat yang kedua dengan nilai lebih besar selesai juga. Sesuai contoh dalam tabel 1., maka aktivitas D memiliki dua prasyarat yaitu aktivitas A dengan EF=2 dan aktititas B dengan EF=3, maka yang dipilih sebagai ES aktivitas D adalah nilai prasyarat EF yang lebih besar, yaitu EF dari aktivitas B menjadi ES aktivitas D, seprti dalam gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 03

Gambar Aktivitas D dengan ES yang Mimiliki Nilai Paling Besar



konsultan standard operating procedure 04

Gambar Aktivitas D dalam Notasi ES dan EF



konsultan standard operating procedure 05

Gambar Seluruh Aktivitas dalam Notasi ES dan EF


Dapat kita lihat pada gambar 8., bahwa seluruh aktivitas sudah dapat ditentukan ES dan EF, sehingga kita dapat ketahui bahwa total waktu yang dibutuhkan untuk seluruh aktivitas dalam proses ini adalah sebanyak 15 bulan. Langkah berikutnya perlu dilakukan perhitungan notasi LS dan LF, yaitu dimulai dari aktivitas terakhir dalam hal ini adalah aktivitas H. Untuk menentukan LF dan LS dilakukan dengan cara mundur dari aktivitas H ke aktivitas A. Pada aktivitas H sebagai aktivitas terakhir EF adalah sama dengan LF dan kemudian LS adalah LF dikurangi durasi aktivitas bersangkutan. Pada gambar berikut dapat kita lihat bahwa aktivitas H dapat kita tuliskan LF dan LS sebagai berikut;

konsultan standard operating procedure 06

Gambar Aktivitas H dalam Notasi LF dan LS


Selanjutnya kita menelusuri langkah mundur sesuai dengan arah panah mundur dimana LS aktivitas langkah didepan suatu aktivitas menjadi LF aktivitas sebelumnya. Dalam gambar berikut dapat kita lihat bahwa LS aktivitas H adalah 13 akan menjadi LF aktivitas F dan seterusnya LS aktivitas F dapat ditentukan dengan mengurangi durasi aktivitas F yaitu 13-3 = 10 sebagai LS aktivitas F seperti diperlihatkan dalam gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 07

Gambar Aktivitas H dan Aktifitas F dalam Notasi LF dan LS


Jika suatu aktivitas memiliki dua kemungkinan LF karena aktifitas di depannya adalah dua aktivitas atau lebih dengan angka LS yang berbeda, maka yang dipilih adalah angkah LS yang terkecil (min). Dalam contoh berikut ini kita melihat aktivitas C mempunyai dua kemungkinan LF karena aktivitas didepannya yaitu aktivitas F dengan LS=10 dan aktivitas E memiliki LS=4, maka yang dipilih sebagai LF untuk aktivitas C adalah 4 seperti diperlihatkan dalam gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 08

Gambar Aktivitas C Menggunakan LF dengan Angka Terkecil


Dengan demikian kita dapat menyelesaikan seluruh aktivitas dalam proses ini. Secara singkat dapat dikatakan bahwa langkah menuliskan notasi ES dan EF dimulai dari titik awal (start) terus maju ke depan sampai aktivitas terakhir. Jika terdapat dua kemungkinan atau lebih saat maju ini maka yang dipilih adalah angka yang terbesar. Sebaliknya, menuliskan notasi LF dan LS dimulai dari aktivitas terakhir dan kemudian mundur terus ke belakang sampai kepada titik awal. Jika terdapat dua kemungkinan atau lebih saat mundur ini, maka yang dipilih adalah angka yang terkecil. NLD secara lengkap dengan notasi ES, EF, LS, dan LF dari proses yang diuraikan dalam tabel 1. adalah seperti gambar di bawah ini;

konsultan standard operating procedure 08

Gambar Seluruh Aktivitas dalam Satu Proses dengan Notasi ES, EF, LS, dan LF


Langkah berikutnya adalah menentukan titik kristis. Dari titik kritis ini kemudian dapat kita tentukan pengelolaan resikonya. Langkah penentuan titik kristis ini baru dapat dilakukan jika langkah pemetaan proses sudah selesai. Dari pemetaan proses dengan menggunakan NLD, maka setiap kegiatannyanya kita dapat mempunyai emapt notasi ES, EF, LS, dan LF. Maka yang perlu dilakukan adalah menghitung slack atau waktu toleransi dari satu kegiatan. Slack dapat dihitung dari rumus LS - ES atau LF – EF. Jika hasilnya adalah nol, maka kegiatan itu dapat dikategorikan sebagai kegiatan yang kristis, karena tidak ada waktu toleransi sama sekali untuk menunda dimulainya kegiatan tersebut ataupun waktu toleransi untuk menunda selesainya kegiatan tersebut pula. Jika terjadi penundaan mulai atau selesainya kegiatan tersebut, dapat dipastikan bahwa seluruh proses akanmengalami gangguan. Dengan kata lain bahwa kegiatan dengan nilai slack nol adalah titik atau kegiatan kritis. Dalam contoh proses pada tabel 1., dengan NLDnya pada gambar 12., nilai slack dapat diperlihatkan dalam tabel berikut ini;

konsultan standard operating procedure 10

Tabel Perhitungan Slack


Dari tabel di atas, dapat disimpulkan bahwa aktivitas kritis adalah aktivitas A, aktivitas C, aktivitas E, aktivitas G, dan aktivitas H. Karena pada aktivitas-aktivitas tersebut tidak ada waktu toleransi sama sekali. Secara proses dapat kita gambarkan jalur kritis tersebut seperti gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 11

Gambar Proses dengan Jalur Kritis


Dari pemetaan proses dan perhitungan aktivitas kritis ini dapat kita gambarkan jadual kegiatan dalam bentuk gantt chart seperti gambar berikut ini;

konsultan standard operating procedure 12

Tabel Gantt Chart Kemungkinan A



konsultan standard operating procedure 13

Tabel Gantt Chart Kemungkinan B


Dari tabel di atas dapat kita lihat bahwa aktivitas B, aktivitas D, dan aktivitas F adalah aktivitas yang memiliki toleransi waktu (slack), sehingga jika ada kemunduran jadual atas aktivitas-aktivitas tersebut selama masih dalam batas waktu toleransinya, maka hal tersebut tidak akan mengganggu jadual seluruh kegiatan dalam proses. Sedangkan aktivitas A, aktivitas C, aktivitas E, aktivitas G, dan aktivitas H adalah aktivitas-aktivitas yang tidak memiliki waktu toleransi atau merupakan kegiatan kritis yang perlu sungguh mendapat perhatian khusus, yaitu pengawasan, pengendalian, dan supervisi yang ketat pada aktivitas-aktivitas kristis tersebut.


Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 - 20 atau mengirim email info@magnatransforma.com