Proses Penerapan 5R - Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan tahap awal sebelum masuk ke tahap 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin).

Tahap ini dimulai dengan pembentukan atau penunjukan tim komite 5R yang berperan untuk menciptakan disiplin 5R menjadi budaya kerja di perusahaan tersebut, memfasilitasi dalam meningkatkan Produktivitas Kerja & Efisiensi serta memfasilitasi dalam membuat KAIZEN atau Continous Improvement terjadi di seluruh area 5R. Struktur organisasi komite 5R sebaiknya juga diperkuat dengan Surat Keputusan (SK) Pimpinan bagi ketua dan anggota yang tergabung dalam komite tersebut, agar mempunyai kekuatan hukum dan sebagai salah satu bentuk dukungan Top Manajemen terhadap pelaksanaan 5R. Komite yang terbentuk mempunyai tugas/peran masing-masing seperti yang dapat dilihat pada form di bawah ini:

proses penerapan 5r 01
Struktur dan Peran Komite 5R

Setelah Tim Komite 5R dibentuk, langkah selanjutnya adalah menjadwalkan pertemuan rutin dengan Konsultan untuk bersama-sama membahas dan menetapkan rencana induk penerapan. Rencana induk penerapan dibuat sebagai acuan untuk mengetahui tahapan-tahapan apa saja yang perlu dilakukan beserta waktu penerapannya. Dalam tahap persiapan ini, Komite Inti dan konsultan menentukan pula rencana Kick Off, rencana pelatihan dan rencana audit 5R.

proses penerapan 5r 02
Aktivitas pertemuan rutin Komite 5R bersama Konsultan

Selanjutnya Konsultan dan Tim Komite 5R mempresentasikan rencana penerapan tersebut ke pihak Manajemen sekaligus membahas mengenai strategi yang akan digunakan dalam penerapan 5R di perusahaan. Dalam pembahasan dengan pihak Manajemen tersebut, ditetapkan juga pemilihan area yang akan dijadikan percontohan.

Dari area percontohan yang telah dipilih, kemudian dilakukan pemilihan Promotor dan Fasilitator di tiap bagian melalui proses assessment terlebih dahulu, agar dapat diperoleh orang-orang yang mempunyai komitmen untuk menjalankan 5R dengan baik.

Setelah ditetapkan area percontohan, kemudian dilakukan pengumpulan data mengenai kondisi saat ini untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki dan untuk mendapatkan gambaran sebelum dan sesudah penerapan 5R nantinya. Data yang dikumpulkan dapat berupa foto, data kapasitas produksi, dsb.

proses penerapan 5r 03
Contoh Foto kondisi awal sebelum penerapan 5R

Langkah berikutnya yang perlu dilakukan komite adalah memverifikasi struktur organisasi operasional, menyiapkan daftar Aktivitas Kelompok Kecil (AKK), dan pembagian Zona Tanggung Jawab. Ketiga hal tersebut perlu di tetapkan dengan jelas dan disepakati sejak awal agar saat penerapan nanti tidak ada wilayah “abu-abu” dan setiap orang jelas tentang area tanggung jawabnya masing-masing.

1.1 Struktur Organisasi
Dalam mendokumentasikan struktur organisasi, pihak manajemen perlu melakukan verifikasi atau mengesahkan struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi berasal dari struktur organisasi yang sudah ada di perusahaan, bukan membentuk struktur organisasi yang baru.

proses penerapan 5r 04
Contoh Struktur Organisasi

Penamaan posisi dalam peran 5R:

1.
2.
3.
4.
5.

Managing Director / Director
Manager
Supervisor
Foreman / Group Leader
Operator / Admin
: Champion
: Promotor
: Facilitator
: Leader
: Member

1.2 Pembagian Zona Tanggung Jawab
Pembagian Zona Tanggung Jawab sangat penting agar setiap individu yang berada di area tersebut jelas tanggung jawabnya berada dimana. Dalam proses pembagian zona tanggung jawab ini diperlukan peran dari Fasilitator dan Leader serta melibatkan seluruh member yang ada di bawahnya agar dapat menumbuhkan rasa memiliki dan tanggung jawab bagi setiap individu yang berada di area tersebut.

proses penerapan 5r 06
Contoh Pembagian Zona Tanggung Jawab Perusahaan


Setelah membagi Zona Tanggung Jawab perusahaan, langkah berikutnya adalah mendetailkan pembagian Zona Tanggung Jawab tersebut berdasarkan departemen yang ada.

proses penerapan 5r 07
Contoh Zona Tanggung Jawab di Departemen Keuangan


Dari AKK Departemen, kemudian didetailkan lagi sesuai AKK yang berada di bawah departemen tersebut.

proses penerapan 5r 08
Contoh pembagian Zona Tanggung Jawab di AKK Adm.Keuangan


1.3 Aktivitas Kelompok Kecil (AKK)
Dari struktur organisasi yang telah dibentuk, selanjutnya adalah membentuk Aktivitas Kelompok Kecil (AKK). Tiap AKK terdiri dari Promotor, Fasilitator, Leader dan Member yang mempunyai peran masing-masing. Pembentukan AKK bertujuan untuk melatih para karyawan agar dapat menemukan masalah, membahas dan memecahkan masalah terkait pekerjaan dan lingkungannya untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja melalui penerapan 5R.

proses penerapan 5r 05
Contoh Daftar AKK


Selain menetapkan dokumen-dokumen standar seperti yang telah disebutkan di atas, hal hal lainnya yang perlu disiapkan antara lain penyediaan infrastruktur penerapan. Infrastruktur penerapan yang dimaksud antara lain pembuatan folder khusus 5R di server, membuat group bagi Komite Inti 5R dan Konsultan di media komunikasi yang ada (seperti BlackBerry Messenger, Whatsapp, dsb) tujuannya adalah agar semua informasi yang dibutuhkan dapat mudah diakses bersama oleh tim komite dan pihak-pihak yang berkepentingan.

Berikut ini daftar periksa Tahap Persiapan, untuk memastikan anda siap melanjutkan ke tahap berikutnya

proses penerapan 5r 08a


Penulis : Ernawati, S.T.


Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 atau mengirim email info@magnatransforma.com