Sistem Manajemen Terintegrasi - Integrated Management System

Persoalan yang selalu menjadi hambatan dalam melaksanakan kebijakan dan strategi perusahaan adalah kebiasaan lama yang selalu menjadi acuan dalam bekerja sehari-hari. Level pelaksana dalam organisasi sulit berubah sehingga terobosan dan strategi yang dikembangkan dan ditetapkan top manajemen hanya tinggal menjadi wacana saja. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Kaplan dan Norton, hambatan dalam melaksanakan strategi ke dalam kegiatan operational sehari-hari adalah seperti dalam gambar beriku ini;

sistem manajemen 01

Sumber: The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, Robert Kaplan & David Norton, 1996.


Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa hambatan dalam melaksanakan strategi digolongkan menjadi empat hambatan, yaitu;

  1. Hambatan visi, dimana hanya 5% dari anggota organisasi memahami strategi yang dikembangkan oleh top manajemen perusahaan. Dapat dipastikan bahwa kelompok kecil ini adalah para direksi dan para general manajer yang sering mengikuti pembahasan strategi organisasi. Karena strategi dianggap sebagai rahasia perusahaan sehingga informasi strategi pun dibatasi dan tidak disosialisasikan kepada semua pihak. Oleh karena itu ada wacana yang perlu kita pikirkan bersama, dimana lebih baik strategi diketahui semua pihak bahkan kompetiter sekalipun dibandingkan semua orang tidak paham strategi perusahaan yang harus dijalankan.
  2. Hambatan manusia, dimana hanya 25% perusahaan menerapkan sistem insentif yang berhubungan dengan pelaksanan strategi di level operasional, maka sebagian besar perusahaan kepada inisiatif dan kesukarelaan para manajer untuk bekerja lebih keras. Seperti kita ketahui pada prinsipnya adalah di mana orang dihargai ke sana dia akan pergi. Maka tidak heran ada singkatan PGPS yaitu singkatan dari Pintar Goblok Penghasilan Sama adalah suatu sindiran bahwa yang menyatakan bahwa perlunya suatu sistem yang membedakan mereka yang sukses secara proses dan hasil yang dibedakan dengan mereka yang tidak menghasilkan dari sisi proses dan hasil, atau akan menjadi PGPS.
  3. Hambatan manajemen merupakan hambatan rapat tinjauan manajemen, dimana strategi adalah mencakup hal-hal yang jangka panjang, prioritas, dan menyeluruh, sehingga jika perusahaan tidak memiliki sistem yang didukung oleh teknologi informasi, maka tentu akan kesulitan untuk melakukan review startegi secara efektif dan efisien. Maka tidak heran tanpa sistem yang didukung teknologi informasi, maka yang akan terjadi adalah kesulitan dalam melakukan review strategi.
  4. Hambatan sumberdaya mencerminkan ketidakharmonisan antara apa yang diinginkan dan kemampuan internal organisasi. Dalam suatu ungkapan sering kita dengan nafsu besar tapi tenaga kurang. Oleh karena itu intended strategi yang dikembangkan secara akurat tetap perlu menjadi realistic strategi dengan mengadopsi emergent strategi melalui review startegi yang berkala.
  5. Dapat kita pahami memiliki strategi tidak serta merta dapat dilaksanakan dengan baik. Kenyataan di atas menunjukkan hanya 10% perusahaan yang memiliki strategi dapat menjalankannya, sedangkan yang 90% memiliki strategi namun tidak melaksanakannya. Dengan kata lain operasional bisnis dilaksanakan secara lama atau business as usual.

    Dalam penelitain selanjutnya Kaplan dan Norton menjelaskan bahwa strategi yang dikembangkan oleh top manajemen dan dijabarkan dengan bantuan Balanced Scorecard menjadi rencana kerja operasional yang terukur, perlu didukung oleh mekanisme manajemen yang tertib yang disebut dengan sistem manajemen. Secara sederhana sistem dapat kita pahami sebagai serangkaian komponen yang berhubungan membentuka satu kesatuan terintegrasi dalam mencapai suatu tujuan. Dengan demikian sistem management adalah serangkatan aktivitas mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian yang terintegrasi untuk mencapai tujuan organanisasi.

    Skema sistem manajemen yang dikembankan oleh Kaplan dan Norton adalah sebagai berikut;

    sistem manajemen 02

    Sumber: The Execution Premium: Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage, Robert Kaplan & David Norton, 2008


    Dari gambar di atas dapat dijelaskan, bahwa sistem manajemen untuk menjalankan strategi ke dalam kegiatan operasional sehari-hari terdiri dari lima tahapan, yaitu;

    1. Tahap pengembangan strategi, dimana dalam tahap ini pimpinan perusahaan melakukan kajian internal dan eksternal organisasi untuk memformulasikan secara tepat strategi yang dipilih untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Pada dasarnya strategi adalah meyelaraskan peluang pasar yang tersedia dengan sumberdaya organisasi yang tersedia. Dengan demikian pada tahap ini menghasilkan suatu intended strategy, yaitu strategi yang secara sengaja dipilih untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.
    2. Tahap menerjemahkan strategi, dimana dalam tahap ini startegi yang merupakan rumusan jangka panjang, menyeluruh, dan prioritas bagi peruahaan diterjemahkan ke dalam suatu pola kerangka kerja yang terstruktur, sistematis, dan terukur dengan menggunakan alat Balanced Scorecard. Dalam tahap ini peta strategi perusahaan yang terdiri dari sasaran-sasaran startegis yang terukur dalam Key Performance Indicator (KPI) dan target dapat di-cascade menjadi peta strategi unit-unit kerja. Dalam tahap ini inititif bau dapat dikembangkan dalam proyek improvement yang dikenal dengan strategic initiative.
    3. Tahap rencana aksi, dimana dalam tahap ini semua rencana operasional yang bersifat rutin, detail, dan sektorsl, diselaraskan dan disesuaikan dengan arah strategi yang sudah dijabarkan dalam peta strategi. Demgan demikian rancangan anggaran kegaitan perusahaan mengacuh kepada sasaran strategis perusahaan.
    4. Tahap monitoring dan evaluasi, dimana dalam tahap ini rapat tinjauan manajemen untuk mereview pencapai hasil dan monitoring proses kerja menjadi sesuatu yang tidak dapat ditawar-tawar. Dengan dukungan informasi teknologi, maka review dan monitoring ini kan menjadi lebih efektif dan efisien. Konsistensi dalam melakukan monitoring dan evaluasi ini adalah kunci sukses untuk melakukan analisis kesehatan perusahaan sehingga hal-hal prinsip dapat dideteksi dan dilakukan pencegahan sedini mungkin. Selain itu dengan manajemen review yang konsisten dari top manajemen akan mendorong semua unit kerja melakukan reporting pencapaian kinerja sehingga perusahaan menjadi organisasi yang fokus kepada strategi dan kinerja.
    5. Tahap adaptasi startegi, dimana dalam manajemen strategi kita kenal dengan istilah emergent strategi, yaitu penyesuaian strategi karena adanya peluang-peluang baru yang diketemukan dalam perjalanan pelaksanaan startegi tersebut. Dengan demikian strategi bukanlah suatu dokumen kaku, melaiankan dokumen hidup yang dinamis yang perlu dievaluasi, disesuaikan, dan dilaksanakan kembali dengan konsisten. Pada tahap strategi dibuat (intended strategy) yang disesuaikan dengan emergent strategy akan membuat strategi organisasi menjadi strategi yang realistis dan efektif untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

    Melihat keterlibatan seluruh pihak dalam pelaksanaan strategi pada level operasional, maka kebutuhan manajemen sistem menjadi mutlak diperlukan. Sistem manajemen sebenarnya merupakan konsep yang cukup kita kenal dalam organisasi. Salah satu bentuk konkrit dari sistem manajemen adalah adanya strandard operating procedures (SOP) yang menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari. Dengan adanya SOP maka semua pihak perlu melaksanakan kegaitannya sesuai dengan kaidah dan tata cara yang baku yang tertulis dalam SOP tersebut. Dengan demikian pelaksanaan suatu kegiatan di perusahaan akan konsisten.

    Secara khusus sistem manajemen dapat pula lahir untuk suatu tujuan yang spesifik, misalnya untuk mencapai tujuan kualitas yang kita kenal dengan istilah sistem manajemen kualitas. Ada juga sistem manajemen lingkungan, yaitu sistem manajemen yang dikembangkan untuk mencapai tujuan pengelolaan lingkungan yang baik.Secara internasional sudah terdapat starndard atau acuan yang berlaku universal untuk mencapai sistem-sistem manjemen tersebut, misalnya ISO 9001 untuk sistem manajemen kualitas, ISO 14001 untuk sistem manajemen lingkungan, ISO 18001 untuk sistem manajemen keselamatan keseharan kerja, dll.

    ISO merupakan produk dari organanisasi dunia yang mengurusi soal harmonisasi standard yaitu IOS (International Organization for Standarization) yang berpuasat di Geneva Swiss. IOS beranggotakan lembaga-lembaga standarisasi nasional disetiap Negara yang di Indonesia diwakili oleh Badan Standarisasi Nasional (BSN). Analog dengan FIFA yang mengurusi sepakbola dunia, dan PSSI yang menjadi anggota FIFA yang mengurusi sepakbola di Indonesia.

    Dalam sistem manajemen yang mengacu kepada standard ISO, maka akan diterbitkan sertifikat sebagai bukti kepatuhan dan kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dalam pasal-pasal standard ISO tersebut. Jadi, dalam standard ISO 9001 misalnya, isinya merupakan pasal-pasal peryaratan yang harus dilaksanakan oleh suatu organisasi. Dalam persyaratan ISO, pasal-pasal hanya menuntut apa yang harus dilakukan (WHAT to do), sehingga organisasi perlu mengembangkan sistem manajemennya sendiri yang menjabarkan bagaimana melakuaknnya dalam organsiasi (HOW to do). Jadi sistem manajemen perusahaan yang baik adalah sistem manajemen yang menjabarkan bagaimana proses pelaksanaan operasional perusahaan sesuai dengan bisnis prosesnya dengan memperhatikan apa saja yang harus ada dalam pelaksanaan kegiatan operasional tersebut dan bukan sebaliknya.

    Lalu bagaimana jika suatu organisasi menerapkan banyak standard peryaratan baik persyaratan ISO, persyaratan pelanggan, atau persyaratan teknis lainnya? Dalam hal inilah organisasi perlu mengembangkan suatu sistem manajemen yang terintegrasi yang mencerminkan bisnis proses perusahaan sekaligus memenuhi persyaratan seluruh standard yang diadopsi.

    Bagaimana proses pengembangan Integrated Management System ini perlu dilaksanakan, dan bagaimana keterkaitannya dengan startei perusahaan? Maka dalam hal ini Magna Transforma Consulting Group yang telah banyak membantu organisasi pemerintah, organisasi swasta, dan BUMN untuk mengembangkan Integrated Management System yang selaras dengan strategi organisasi. Seharusnya setiap perusahaan memiliki satu sistem manajemen yang terintegrasi yang menjadi sistem operasi perusahaan tersebut dan secara unik dan spesifik menjadi keunggulan kompetitif perusahaan.

    Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 / 19 atau mengirim email ke info@magnatransforma.com