Proses Penerapan 5R - Tahap Ringkas

Ketika tahap persiapan dan pengenalan sudah dilewati, tahap berikutnya adalah tahap Ringkas. Tahap ini dimulai dengan pemberian pelatihan Ringkas kepada para facilitator dan leader, tujuannya adalah agar para facilitator dan leader tersebut dapat mempunyai persepsi yang sama mengenai konsep Ringkas.

Ringkas merupakan proses menentukan barang yang benar-benar diperlukan saja yang berada di area kerja dan tidak berlebihan jumlahnya. Sasaran utama dari tahap ini adalah tidak ada pemborosan. Dalam meringkas diperlukan ketegasan dalam pengambilan keputusan terutama dari para pimpinan, untuk dapat menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerjanya. Saat meringkas, tiap individu dilatih untuk dapat memutuskan barang-barang yang memang benar-benar diperlukan saja dan menentukan jumlahnya dengan tepat sehingga lebih efisien.

Dalam proses Ringkas ini, kita mengenal Label Merah (Red Tag) dan Tempat Penyimpanan Sementara (TPS).

Label Merah dapat digunakan untuk menandai barang-barang yang memerlukan keputusan dari para pimpinan.

tahap implementasi kaizen 01

TPS merupakan tempat atau area yang disiapkan untuk mengumpulkan barang-barang hasil meringkas yang masih membutuhkan keputusan dari pimpinan.

TPS ini hanya bersifat sementara, memiliki penanggung jawab terhadap keamanan dan pendataan barang-barang yang ada di dalamnya dan mempunyai batas waktu penggunaannya, tujuannya untuk melatih setiap orang agar bisa atau berani dan tegas mengambil keputusan terhadap barang-barang yang ada tersebut.

tahap implementasi kaizen 02

Dalam meringkas, barang-barang yang ada di tempat kerja dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu: Inventaris, Persediaan, dan Arsip.

3.1 Inventaris
Barang-barang yang masuk kategori Inventaris adalah barang-barang yang masa pakainya lebih dari 6 bulan. Inventaris sendiri dibagi menjadi dua, yaitu: tetap dan bergerak.
Dalam proses meringkas barang-barang inventaris, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. Klasifikasikan barang-barang inventaris menjadi Tidak Diperlukan, Diperlukan, dan Ragu-Ragu.
  2. Untuk barang yang Tidak Diperlukan dan Tidak Bernilai dapat langsung dilakukan tindakan pemusnahan. Untuk barang yang sudah Tidak Diperlukan tetapi masih Bernilai dapat ditandai dengan Label Merah dan dipindahkan ke TPS untuk diberikan keputusan dari pihak Manajemen.
  3. Untuk barang yang masih Ragu-Ragu dan memerlukan keputusan para pimpinan, dapat ditandai dahulu dengan label merah dan ditempatkan di TPS.
  4. Untuk barang yang masih diperlukan, masih dapat dipilah kembali sesuai waktu pemakaian: sering, kadang-kadang, dan jarang.

Barang yang sering digunakan dapat ditempatkan dekat dengan pengguna di dalam area kerja, barang yang pemakaiannya kadang-kadang dapat ditempatkan di salah satu titik di area kerja, dan untuk barang yang jarang digunakan dapat dikeluarkan dari area kerja (disimpan di gudang).

Setelah meringkas barang-barang inventaris, kita akan mendapatkan barang yang memang kita perlu dan sering digunakan. Kemudian tetapkan jumlah yang kita perlukan dari barang-barang tersebut, sehingga barang-barang yang berada di area kerja kita, hanya barang-barang yang memang diperlukan/dibutuhkan saja dan tepat jumlahnya (dalam bentuk Standar Inventaris).

tahap implementasi kaizen 03

3.2 Persediaan
Barang-barang yang masuk kategori Persediaan adalah barang-barang yang masa pakainya kurang dari 6 bulan. Dalam menentukan persediaan, kita dapat mengelompokkan barang-barang menjadi 3 jenis antara lain:

  1. Tidak diperlukan
    Barang-barang persediaan yang statusnya tidak diperlukan, yang disebabkan misalnya karena jenis dan ukurannya atau spesifikasinya sudah tidak sesuai dengan permintaan pasar atau perkembangan kebutuhan saat ini, jumlah dan fungsinya tidak sesuai, dsb dapat langsung dimusnahkan atau di skrap.
  2. Ragu-Ragu
    Barang persediaan yang sifatnya ragu-ragu dan membutuhkan keputusan pimpinan atau manajemen dapat diberikan label merah dan diletakkan di TPS dahulu agar dapat diputuskan oleh manajemen apakah barang tersebut dimusnahkan, dikeluarkan dari perusahaan (misalnya dihibahkan atau dilelang) atau dikeluarkan dari area kerja (disimpan digudang).
  3. Diperlukan
    Untuk barang-barang persediaan yang sifatnya masih diperlukan, lakukan eliminasi dengan melihat beberapa faktor antara lain: jumlah, fungsi dan spesifikasi (misalnya ukuran dan jenis) barang tersebut apakah masih sesuai dengan perkembangan pasar atau kebutuhan kita saat ini. Selain itu, eliminasi persediaan dapat juga dilakukan berdasarkan frekuensi penggunaannya yaitu sering, kadang-kadang dan jarang. Untuk barang yang jarang digunakan dapat langsung dikeluarkan dari area kerja.

Dengan mengitung persediaan yang dibutuhkan, nantinya kita akan mendapatkan Standar Persediaan (jumlah maksimum, titik pesan dan minimum).

tahap implementasi kaizen 04

3.3 Arsip
Arsip kami definiskan sebagai informasi yang tersimpan dalam bentuk media apapun yang dapat dijadikan sebagai pedoman untuk melakukan pekerjaan.

Arsip dapat digolongkan menjadi:

  1. Vital: bersifat permanen
  2. Penting: mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan dan sejarah
  3. Berguna: arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara
  4. Tidak Berguna: arsip yang tidak memerlukan pengolahan khusus dan tidak memiliki nilai kepentingan apa-apa

tahap implementasi kaizen 05

Untuk masa penyimpanan arsip, dapat dikelompokkan menjadi:

  1. Arsip Aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan.
  2. Arsip In Aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaanya kadang-kadang atau bahkan jarang digunakan.
  3. Arsip Statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi tetapi masih memiliki nilai informasi (biasanya bersifat sejarah).

Untuk pengelolaan arsip:

  1. Arsip yang tidak diperlukan dapat langsung dimusnahkan.
  2. Arsip yang sifatnya masih ragu-ragu dan menunggu keputusan manajemen dapat diberi label merah kemudian di masukkan ke dalam TPS.
  3. Tentukan masa retensi arsip (masa penyimpanan) dan eliminasi arsip berdasarkan jenisnya:
    Arsip Aktif disimpan untuk siap diakses, arsip In Aktif disimpan di luar area kerja (gudang file), dan arsip Statis disimpan di perpustakaan.

Dalam meringkas arsip, hal-hal perlu diperhatikan antara lain:

  1. Tidak menyimpan arsip duplikat.
  2. Menentukan masa penyimpanan untuk arsip Aktif, In Aktif dan Statis (Jadwal Retensi Arsip).

Setelah meringkas barang-barang (Inventaris, Persediaan, dan Arsip) langkah selanjutnya adalah membuat Standar Ringkas yang merupakan daftar barang-barang yang memang hanya kita perlukan dan jumlahnya sudah kita tetapkan.

tahap implementasi kaizen 06

tahap implementasi kaizen 07

Dalam tahap meringkas, beberapa faktor yang perlu diperhatikan antara lain setiap pegawai perlu menyadari bahwa meringkas merupakan bagian dari pekerjaan sehari-hari bukan sebagai tugas tambahan, diperlukan pengetahuan yang cukup mendalam mengenai proses dari pekerjaan yang dilakukan agar dapat menentukan barang-barang apa saja yang benar-benar diperlukan beserta jumlahnya dengan tepat, serta diperlukan review dan tindak lanjut/keputusan dari manajemen terhadap barang-barang yang berada di TPS.

Manfaat yang dapat kita rasakan dari meringkas, antara lain:

  1. Kita akan lebih merasa nyaman dengan tempat kerja kita, tempat kerja menjadi terasa luas karena hanya barang-barang yang benar-benar kita butuhkan saja yang berada di area kerja kita.
  2. Mudah untuk melakukan manuver/pergerakan.
  3. Penghematan.
  4. Menemukan barang menjadi lebih mudah.
  5. Siap dalam menerima tugas-tugas baru.

tahap implementasi kaizen 08


tahap implementasi kaizen 09

tahap implementasi kaizen 10


Penulis : Ernawati, S.T.


Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021) 29022118 atau mengirim email info@magnatransforma.com